Polityka prywatności — Thema Systemy Ekologiczne

Data ostatniej aktualizacji: 22 stycznia 2026 r.

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych przez Thema Systemy Ekologiczne (dalej: „Administrator”, „my”, „nas”), właściciela serwisu https://themasystemyekologiczne.pl. Dbamy o prywatność i bezpieczeństwo danych zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO/GDPR) oraz obowiązującymi przepisami krajowymi.

1. Jakie dane zbieramy

  • Dane identyfikacyjne: imię i nazwisko, nazwa firmy.
  • Dane kontaktowe: adres e‑mail, numer telefonu, adres korespondencyjny (w tym: Grunwaldzka 58, 05-820 Piastów, Poland).
  • Dane związane z realizacją usług: dane niezbędne do zawarcia i wykonania umowy, dane fakturowe.
  • Dane techniczne i użytkowe: adres IP, dane urządzenia, dane logów serwera, informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym, historia odwiedzin i korzystania z serwisu.
  • Dane dotyczące płatności: w zakresie niezbędnym do realizacji transakcji (przy korzystaniu z zewnętrznych systemów płatności — zgodnie z warunkami tych podmiotów).
  • Dane zawarte w korespondencji: treść wiadomości wysyłanych przez formularz kontaktowy, e‑mail lub telefon.
  • Dane pozyskane za zgodą: dane marketingowe, preferencje, zgody na przesyłanie informacji handlowej.

2. Jak wykorzystujemy dane

Przetwarzamy dane osobowe w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

  • Realizacja umowy i świadczenie usług — niezbędność do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
  • Kontakt i obsługa użytkowników — niezbędność do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), takich jak obsługa klienta, dochodzenie roszczeń i zabezpieczenie praw.
  • Marketing bezpośredni — na podstawie zgody użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) lub, w określonych przypadkach, w oparciu o prawnie uzasadniony interes Administratora, o ile obowiązujące prawo to dopuszcza.
  • Wypełnianie obowiązków prawnych — przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa (np. przechowywanie dokumentów księgowych) — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
  • Analiza ruchu i ulepszanie serwisu — na podstawie zgód oraz prawnie uzasadnionego interesu Administratora (optymalizacja serwisu, badanie statystyk korzystania).

3. Przechowywanie danych

  • Dane przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a po ich zakończeniu — przez okres wymagany przepisami prawa (np. przepisy podatkowe i rachunkowe) lub do czasu wycofania zgody, jeśli przetwarzanie odbywa się na tej podstawie.
  • Przykładowe okresy przechowywania:
    • dokumenty księgowe i podatkowe: zgodnie z obowiązującymi przepisami (zwykle do 5 lat),
    • dane użytkowników kont i zapisów umownych: przez okres trwania umowy i przez okres konieczny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń,
    • dane marketingowe przetwarzane na podstawie zgody: do czasu jej wycofania.
  • Kryteria ustalania okresów przechowywania obejmują cel przetwarzania, obowiązki prawne oraz potrzebę rozliczalności i zabezpieczenia roszczeń.

4. Prawa użytkowników

Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa wynikające z RODO:

  • prawo dostępu do danych oraz uzyskania kopii przetwarzanych danych,
  • prawo do sprostowania (poprawienia) danych,
  • prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) — w zakresie przewidzianym przepisami prawa,
  • prawo do ograniczenia przetwarzania,
  • prawo do przenoszenia danych (data portability) — w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany,
  • prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w celach marketingowych oraz w przypadkach uzasadnionych przez indywidualną sytuację przeciwko przetwarzaniu na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora,
  • prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie — wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem zgody,
  • prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — w Polsce: Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO), jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie narusza przepisy RODO.

Aby skorzystać z powyższych praw, prosimy o kontakt pod danymi kontaktowymi wskazanymi w rozdziale „Kontakt”. Zastrzegamy możliwość żądania informacji niezbędnych do potwierdzenia tożsamości osoby żądającej realizacji praw.

5. Cookies i śledzenie

Na stronie stosujemy pliki cookies oraz inne technologie śledzące w celu zapewnienia funkcjonowania serwisu, analizy ruchu i dostosowania treści.

  • Rodzaje stosowanych cookies:
    • niezbędne (funkcjonalne) — umożliwiające korzystanie z serwisu,
    • wydajnościowe (analityczne) — zbierające anonimowe informacje o sposobie korzystania z serwisu,
    • funkcjonalne — zapamiętujące preferencje użytkownika,
    • marketingowe — wykorzystywane do profilowania i wyświetlania spersonalizowanych reklam (mogą pochodzić od podmiotów trzecich).
  • Wiele plików cookies można wyłączyć poprzez ustawienia przeglądarki internetowej; ograniczenie stosowania cookies może jednak wpływać na funkcjonalność serwisu.
  • W przypadku korzystania z narzędzi analitycznych i reklamowych (np. Google Analytics, narzędzia społecznościowe) mogą być przetwarzane dane przez dostawców zewnętrznych na ich zasadach. W takim wypadku stosujemy odpowiednie klauzule informacyjne i, jeśli to wymagane, uzyskujemy Państwa zgodę.
  • Aktualne informacje o stosowanych plikach cookies oraz procedurze wyrażania i wycofywania zgód dostępne są w banerze cookie na stronie oraz w ustawieniach przeglądarki.

6. Bezpieczeństwo danych

Zabezpieczamy dane osobowe przy pomocy odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, proporcjonalnych do ryzyka związanego z przetwarzaniem, w tym m.in.:

  • szyfrowanie transmisji danych (HTTPS/TLS),
  • kontrole dostępu oparte na roli,
  • polityki minimalizacji dostępu do danych,
  • regularne kopie zapasowe,
  • testy i audyty bezpieczeństwa,
  • szkolenia personelu i procedury reagowania na incydenty.

W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych Administrator powiadomi odpowiedni organ nadzorczy niezwłocznie, nie później niż w terminie 72 godzin, jeżeli naruszenie to może powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. W sytuacjach wysokiego ryzyka dla praw i wolności osób, poinformujemy również osoby, których dane dotyczą.

7. Odbiorcy danych i powierzenia przetwarzania

Dane mogą być przekazywane odbiorcom w następujących kategoriach: dostawcy usług IT i hostingu, dostawcy systemów płatniczych, biura rachunkowe, podmioty świadczące usługi marketingowe i analityczne, organy publiczne — jeżeli będzie to wymagane przepisami prawa. Z odbiorcami, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu, zawieramy umowy powierzenia przetwarzania gwarantujące odpowiednie zabezpieczenia.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W przypadku przekazywania danych poza EOG zapewniamy odpowiednie zabezpieczenia, takie jak decyzje stwierdzające odpowiedni poziom ochrony lub standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską. Informacje o mechanizmach ochrony danych stosowanych w przypadku konkretnego transferu udostępnimy na żądanie.

9. Zmiany w polityce prywatności

Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana w celu zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami i praktykami. Wszelkie istotne zmiany będą publikowane na tej stronie z podaniem daty ostatniej aktualizacji. W przypadku istotnych zmian wpływających na prawa osób, powiadomimy o nich właścicieli danych w odpowiedni sposób (np. e‑mail, komunikat na stronie).

10. Kontakt i realizacja praw

W celu realizacji praw, zgłoszenia zapytań dotyczących przetwarzania danych lub zgłoszenia skargi prosimy o kontakt pod adresem:

  • Adres: Grunwaldzka 58, 05-820 Piastów, Poland
  • Telefon: +48 22 624 20 14
  • Strona kontaktowa: https://themasystemyekologiczne.pl (formularz kontaktowy)
  • Adres e‑mail: [email protected]

Prośby będą rozpatrywane niezwłocznie, nie później jednak niż w terminach przewidzianych przepisami prawa (zwykle 1 miesiąc od otrzymania żądania; w skomplikowanych sprawach termin ten może zostać przedłużony o kolejne 2 miesiące z powiadomieniem zainteresowanej osoby).

Jeżeli mają Państwo dodatkowe pytania dotyczące przetwarzania danych osobowych, prosimy o kontakt. W przypadku wątpliwości co do przestrzegania praw związanych z ochroną danych osobowych, przysługuje prawo wniesienia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO): https://uodo.gov.pl.

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności. Aktualna wersja będzie zawsze dostępna na stronie: https://themasystemyekologiczne.pl/polityka-prywatnosci